Fungsi Seksi Kesekretariatan adalah pelaksana teknis layanan tata naskah dinas, administrasi surat-menyurat pimpinan, penjadwalan kegiatann pimpinan, pengelolaan agenda dan notulen rapat pimpinan, serta pengarsipan dokumen resmi.
Tugas Seksi Kesekretariatan meliputi:
- menyusun rencana dan program kerja kesekretariatan;
- mengelola surat masuk dan keluar pimpinan secara tepat waktu dan sesuai tata naskah dinas;
- menyusun dan mengatur jadwal pimpinan, termasuk rapat-rapat strategis, agar tidak terjadi benturan kegiatan;
- menyusun agenda dan menyiapkan dokumen rapat pimpinan, serta mendokumentasikan notulennya;
- melakukan pengelolaan arsip dinamis dan statis terkait dokumen pimpinan;
- menyusun laporan evaluasi kegiatan secara berkala kepada Kepala KLUK; dan
- memenuhi kontrak kinerja yang ditandatangani dengan Kepala KLUK.
Wewenang Seksi Kesekretariatan meliputi:
- mengambil keputusan administratif dalam lingkup surat-menyurat dan pengelolaan agenda pimpinan;
- mengimplementasikan program kerja berdasarkan perintah Kepala Kantor;
- mengoordinasikan pelaksanaan layanan suratmenyurat dan arsip dengan staf terkait; dan
- pengendalian dan pembinaan SDM di lingkungannya.
Hubungan kerja seksi Kesekretariatan meliputi:
- melaksanakan perintah dari Kepala KLUK; dan
- berkoordinasi dengan unit lain terkait pengelolaan dokumen dan komunikasi pimpinan.